Animation de réunion : Mon temps est précieux
Un outil tout bête pour vos réunions. On parle souvent de préparation de réunion, d’organisation, de prise de note, de posture… C’est important et primordial. Je pense même que dans la grande majorité des cas les réunions de plus d’une heure ne servent à rien ou en tous cas manquent totalement d’efficacité.
Je vous propose un outil tout simple, rapide à mettre en place et à l’image de la manière dont je conçois les relations en entreprise, autant dans les rapports entre les gens, l’honnêteté avec laquelle je pense qu’il faut pouvoir se parler, aborder les sujets, faire des retours sur l’organisation, se remettre en question et rechercher le progrès, l’efficacité permanente et l’équilibre pour chacun dans le mode de fonctionnement de la structure.
Cet outil, c’est le ROTI. Je n’aime pas les anglicismes, mais cet acronyme a l’avantage de nous livrer un mot bien français facile à retenir, en fin de réunion, on se fait un ROTI. Un ROTI ? Qu’est ce que c’est ? C’est Return On Time Invested, Retour sur le Temps Investi. Qu’est ce que ça veut dire ?
Au vote pour évaluer l'animation de réunion!
A la fin de la réunion, chacun va donner une note de 0 à 5 sur l’intérêt qu’a eu la réunion. Comment je vote ? Avec ma main, poing fermé et à 3, 1-2-3, chacun ouvre sa main sur la note qu’il ou elle donne à cette réunion. Tout le monde, incluant l’organisateur évidemment. Chacun verra donc la note attribuée par ses collègues, son équipe, ses clients, responsables… Parce que oui, je vous le conseille, faites cela également avec tous les niveaux hiérarchiques et vos clients qui voudront bien se prêter au jeu ou plutôt à cette recherche d’efficacité et de transparence, de relations plus saines.
Le principe étant :
0 – La réunion n’a servi absolument à rien
5 – Ce temps avec vous a été parfaitement bien utilisé
Les notes intermédiaires étant autant de déclinaisons de ce barème de notation.
Et on en fait quoi de tout ça après la réunion ?
Attention au réflexe qui s’installe très vite et qui vise à mettre une bonne note pour éviter les vagues, les jugements, gardez toujours cette vigilance, c’est un temps de retour sur la réunion, pas de flatterie collective bien pensante ou de règlements de comptes.
Cela demande plusieurs attentions de la part de chacun :
- Ne pas rebondir sur les observations faites
- Ne pas prendre personnellement ce qui est dit
- Ne pas tenter de justifier
- Ne pas faire d’attaques en règle
- Ne parler que de soi, ce qui me manque, ce que j’aurai préféré
- Formuler sa demande sous forme d’amélioration et non de critique…
Ça demande à chacun de prendre les propositions pour aller vers le 5 en mettant l’ego de côté, ça demande aussi à chacun de s’engager dans la construction de relations de qualité et d’un fonctionnement général plus efficace.
« Bonnes réunions ! »
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