Bien identifier le ou les destinataire(s) de son écrit professionnel
Le destinataire d’un écrit professionnel peut être interne ou externe à l’entreprise, familier ou inconnu. Ces différents paramètres jouent grandement sur la façon dont ce travail rédactionnel devra être mené. Il convient en effet de personnaliser au maximum sa façon de rédiger, en l’adaptant au profil de son destinataire mais aussi à l’objet de l’écrit, et ce surtout dans le cadre d’un mail.
L’idée est de mettre le lecteur à l’aise et de l’impliquer, par exemple grâce à des formules d’appel spécifiques qui le replongeront d’emblée dans le contexte : « Je reviens vers vous » / « Comme convenu » / « Comme nous l’avons vu durant la réunion »… Bien entendu, le respect des règles de politesse et l’utilisation d’un ton professionnel sont impératifs en toutes circonstances.
Structurer et hiérarchiser son écrit professionnel
Pour que le message délivré soit clair et facile à assimiler, on recommande d’apporter un soin particulier à la façon dont le texte est construit. Ainsi, les informations doivent être ordonnées de manière logique et structurée, avec des paragraphes homogènes.
Il est aussi primordial de faire preuve de concision en éliminant tout mot ou information inutile. Cela permettra au lecteur ne jamais perdre le fil, même si la quantité d’informations délivrée est conséquente. Dans cette optique, l’idéal est de construire un plan détaillé avant d’entamer la rédaction.
Adopter une langue correcte
Il ne s’agit pas ici d’adopter un style littéraire, mais simplement d’écrire de façon claire et facile à appréhender. On peaufinera sa syntaxe en veillant à la qualité de la construction des phrases et on utilisera un vocabulaire adapté, d’usage courant, sans jargon.
Attention à l’orthographe et à la ponctuation qui, si elles ne sont pas maîtrisées, peuvent rendre le texte moins compréhensible. Gardons enfin à l’esprit qu’un écrit professionnel rédigé dans une langue correcte, claire et sans coquilles, contribuera à rendre crédible le message qu’on y délivre.
Ne pas lésiner sur la mise en page de son écrit professionnel
La mise en page est souvent considérée comme une étape optionnelle, plutôt réservée aux initiés. Pourtant, le fond, même s’il est qualitatif, ne suffit parfois pas à convaincre complètement le destinataire. Il a été prouvé qu’un lecteur est d’abord sensible à la mise en page : c’est ce qu’il voit en premier et qui lui permettra donc de se faire une première idée du document.
Ainsi, il est conseillé de miser sur une présentation claire et bien agencée avec un titre (si nécessaire), des paragraphes justifiés (la plupart du temps), suffisamment d’espaces, du gras ou de l’italique et, pourquoi pas de la couleur ou des illustrations.
Relire son écrit professionnel
Nombreux sont ceux qui ne se relisent pas – souvent par oubli ou par manque de temps. Pourtant, il s’agit là d’une étape primordiale du processus rédactionnel. Se relire (et/ou se faire relire : il est toujours utile d’avoir recours à un tiers qui aura un regard plus objectif) permet en effet de corriger des erreurs d’inattention parfois grossières qui pourraient nuire aux échanges ou à la compréhension générale du message.
Par ailleurs, le fait de se relire est parfois l’occasion de prendre conscience d’une mauvaise structuration des idées ou de déséquilibres dans les paragraphes, par exemple. Il sera alors possible de retravailler le texte de façon à le rendre plus harmonieux.
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