Les 3 étapes clés pour gérer son temps
Quand on parle de s’organiser, de gérer son temps, on parle souvent en fait de la manière dont on le vit et le rapport que nous pouvons avoir à notre gestion du stress. C’est de cela dont je parle principalement et ce qui fait la différence d’ailleurs entre ceux qui gèrent bien leur temps et leur organisation et ceux qui ont du mal, c’est la capacité à se tenir fidèlement aux quelques règles qu’ils se sont donnés.
Gérer convenablement son temps et son organisation, c’est réussir à trouver une stratégie efficace pour bien gérer ces 3 étapes indispensables et indissociables :
- Méthodologie d’organisation
- Créer sa bulle de concentration
- Développer sa productivité
Gérer son temps : un exemple, les mails
On peut prendre un exemple, une clé sur un point aujourd’hui indispensable qui crée un maximum de stress et de désorganisation dans les entreprises, dans sa vie pro voire parfois perso : les mails. On en reçoit en pagaille, sans hiérarchie d’urgence ou d’importance, sans indice de priorité. Ça arrive en permanence, sur tous nos supports informatiques, sur tous nos écrans et c’est pour beaucoup une lutte acharnée de classement, réponse, lecture voire même un support d’organisation, rythmant le programme de la journée.
Une des clés pour la bonne gestion des mails, applicable à la majorité des personnes, est de mettre en place une organisation visant à ne se prévoir que quelques plages de lecture des mails dans la journée. Selon le volume de mails reçus et le niveau d’urgence de ce que vous recevez, cela peut aller de 2 à 4 plages de lectures par jour, 10 à 30 minutes de lecture à chaque fois et de ne faire que ça pendant ce temps défini.
Séparez boîte mail et production
Qu’est ce que vous allez faire pendant ce moment ? En prendre connaissance, le but étant de ne lire chaque mail que vous recevez qu’une seule fois, en tout ! Donc, plusieurs actions durant ce moment :
- Supprimer ceux qui ne servent à rien, oui, supprimer, pas besoin de tout garder (évidemment cela dépend du niveau d’urgence et d’importance)
- Classer ceux qui ne nécessitent pas d’action de votre part
- Répondre immédiatement à ceux qui vous prennent moins de 2 minutes de traitement
- Et surtout ! Planifier ceux qui demandent un temps de travail plus long, le planifier dans votre agenda
Cela permet de différencier la partie purement rangement, classement… de gagner du temps et de ne pas mettre de côté ce qui demande juste une réponse rapide, de dire plus rapidement NON d’ailleurs quand il y a besoin mais que ça a du mal à sortir et surtout de passer plus de temps à produire.
Rentrez chez vous serein !
On est plus efficace lorsqu’on se concentre sur une seule tâche et c’est ce que cette organisation permet de faire. C’est une des clés de la gestion efficace des mails, qui permet de rentrer le soir avec une boîte mail bien rangée et idéalement le vendredi soir avec une boîte quasiment vide, les seuls sujets restants étant ceux nécessitant un travail de production, ce qui est généralement le cœur de votre métier en lien avec vos objectifs.
Il y a d’autres clés évidemment, celle-ci est pour moi centrale. Celle qui vous permettra de gagner en sérénité dans votre gestion quotidienne de mails, de gagner également en efficacité dans votre travail, de ne passer à côté d’aucune information, d’optimiser votre temps.
Avec cette manière de fonctionner, vous avez une organisation définie, créé des bulles de concentration identifiées et améliorez votre productivité de traitement.
Et je n’ai aucun doute sur le fait que cela réduise votre niveau de stress.
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