Comment faire un entretien annuel ?

L’entretien annuel d'évaluation, s’il n’est pas obligatoire, est fermement ancré dans la culture de l’entreprise. Néanmoins, il est de plus en plus décrié par les nouvelles générations de collaborateurs qui le considèrent souvent comme anxiogène, fastidieux et inadapté au management par projet. Pourtant, s’il est bien mené, cet entretien peut constituer un moment clé de la relation managériale, aussi utile au manager qu’au collaborateur. Quelle est donc la recette d’un entretien annuel fructueux ?
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Un entretien annuel, pour quoi faire ?

L’entretien annuel d’évaluation est  l’occasion pour le manager de faire un bilan des compétences professionnelles du salarié durant l’année écoulée, d’identifier les axes d’amélioration et de discuter des objectifs pour l’année à venir.

Pour le collaborateur, c’est le moment idéal pour lui faire part de ses attentes, de ses envies, et de ses projets au sein de l’entreprise. Inscrit dans un climat favorable, ce dialogue vise à faire progresser simultanément le salarié, l’employeur et, par extension, l’entreprise.

Préparer un entretien annuel

Un entretien annuel ne s’improvise pas : une bonne préparation est la clé de voûte de sa réussite. Cette préparation, pour être parfaitement productive, doit impliquer le manager, mais aussi le collaborateur.

En ce qui concerne le manager, il peut être intéressant de partir du compte-rendu d’entretien précédent de son interlocuteur de façon à poser les bases d’un échange véritablement constructif. À partir de là, il peut dresser la liste des objectifs fixés en fin d’année dernière en établissant s’ils ont été réalisés ou non, afin de faire le bilan, et lister les points forts du salarié et ses axes d’amélioration. Le manager peut alors réfléchir à des perspectives pour l’année d’après. In fine, l’idée, est de préparer une trame relativement précise du déroulement de l’entretien qui prenne compte de tous ces éléments.

Le collaborateur, de son côté, peut être rendu acteur de son entretien annuel. Pour cela, il est par exemple envisageable de lui proposer de remplir une grille d’autoévaluation (basée à la fois sur ses compétences techniques et professionnelles et sur des critères de comportement), ou tout simplement de lui proposer de faire son propre bilan.

Le déroulement de l’entretien

Un entretien annuel d’évaluation se déroule en général en quatre étapes distinctes :

  • Accueil du collaborateur : il s’agit d’un moment crucial où le manager doit pouvoir instaurer un climat serein et de confiance, de façon à mettre son interlocuteur le plus à l’aise possible. Idéalement, la salle choisie se situe à l’abri des regards et/ou oreilles indiscrètes. Aussi, pour éviter que le dialogue ne soit entrecoupé, il est conseillé de placer un petit panneau « Ne pas déranger » sur la porte et, bien sûr, de mettre son téléphone en silencieux.
  • Passage en revue l’année écoulée: Après avoir précisé l’objectif et le déroulement de l’entretien, le manager peut dresser le bilan de l’année écoulée : réussites, éventuels écueils, satisfactions et déceptions, accompagnement, attentes etc. Si une grille d’autoévaluation a été prévue, elle est alors passée en revue. Cette étape peut entrer en jeu dans le cadre d’éventuelles primes basées sur les résultats. De manière générale, l’idée, pour le manager, est de faire preuve d’écoute et de bienveillance, et d’aplanir les éventuelles difficultés rencontrées par son collaborateur. Ce dernier doit aussi pouvoir lui faire part de ses attentes et ses besoins, voire de ses désaccords. Attention, s’il est en droit d’aborder des problématiques qui touchent à sa vie personnelle, le manager ne peut pas le questionner sur ce sujet.
  • Définition de nouveaux objectifs: Une fois que le bilan de l’année a été discuté, il convient pour le binôme de définir de nouveaux objectifs qui permettront de motiver le salarié et de trouver des pistes d’amélioration et/ou moyens à mettre en oeuvre pour le faire progresser.
  • Synthèse des échanges : L’entretien annuel peut être conclu par la rédaction d’un compte rendu d’évaluation. Les résultats de cette évaluation sont confidentiels. Même si celle-ci est avortée (le collaborateur n’a pas rempli ses objectifs) elle ne permet pas de justifier un licenciement, mais peut constituer un élément à charge dans le cadre d’un licenciement pour insuffisance professionnelle.

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