Comment inciter les collaborateurs à poser des congés sur le premier trimestre ?

La gestion des congés est une tâche aussi cruciale que délicate pour un manager ou chef d’entreprise. Elle est stratégique en ce qu’elle doit pouvoir correspondre à la fois aux attentes de l’entreprise et à celles des salariés. Et si elle est mal orchestrée, elle peut avoir des conséquences néfastes sur l’entreprise. Le problème principal qui se présente généralement est la tendance – légitime – des collaborateurs à vouloir poser leurs congés en même temps, aux beaux jours ou pour les fêtes de fin d’année. Alors comment les inciter, du moins certains d’entre eux, à partir en vacances au début de l’année ? Quelques conseils et pistes de réflexion…
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Rappels légaux

Si c’est bien l’employeur qui fixe les dates de vacances – pour poser des jours de congés, un salarié doit impérativement avoir votre accord – vous devez aussi vous conformer à des obligations. Dans certaines situations, par exemple pendant la fermeture estivale, il vous est possible d’imposer des dates de congés, mais ce n’est pas toujours le cas.

Ainsi, s’il est dans l’intérêt de votre entreprise que certains collaborateurs prennent une partie de leurs congés durant le premier trimestre plutôt qu’après (sachant que 12 jours ouvrables devront tout de même être posés entre le 1er mai et le 31 octobre), vous ne pouvez que les y inciter. Il faudra tout de même prendre en compte certains critères, comme la situation de famille (la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé octroie par exemple une priorité sur le choix des dates de congés), tout comme l’ancienneté ou la nature de l’activité exercée par le salarié.

Une discussion ouverte, suffisamment en amont

Pour vous assurer que tous les mêmes talents ne prennent pas leurs congés en même temps, et que les vacances de chacun soient réparties sur l’année de façon à assurer une permanence suffisante, même l’été, il est nécessaire de mettre en œuvre certaines mesures.

  • Prenez les devants

Il est dispensable, dans un premier temps, de ne pas prendre de court votre collaborateur. Puisque les vacances au premier trimestre sont moins courues pour des raisons climatiques notamment, et donc moins ancrées dans les habitudes, il faudra sans doute, à votre employé, une certaine durée de réflexion, mais aussi d’organisation. Si vous lui faites part de ce projet suffisamment tôt, il aura le temps nécessaire pour prendre ses dispositions. De manière générale, il est toujours préférable d’anticiper sur le sujet des vacances qui tend à cristalliser passions et tensions dans les entreprises.

  • Soyez transparent

La transparence est un atout indéniable pour un manager, principalement parce qu’elle permet de gagner durablement la confiance de ses collaborateurs. Sur la question des vacances, le fait d’exprimer la réalité des faits (par exemple les bénéfices concrets pour l’entreprise d’une meilleure répartition des congés) peut constituer un argument de poids.

  • Présentez les avantages personnels et professionnels de cette option

Il n’est certes pas question d’interférer dans la vie privée de votre interlocuteur, mais, une fois que les arguments objectifs sont avancés, en fonction de la relation que vous entretenez avec lui, il vous est toujours possible de prendre le temps d’évoquer – pourquoi pas avec un peu d’humour ! – les avantages personnels à prendre ses congés en dehors des périodes classiques (moins de monde, moins onéreux etc.). Vous pourrez aussi souligner ce qu’il y a à gagner sur le plan professionnel : un peu de repos pour bien démarrer l’année ne fait de mal à personnel et, durant les périodes classiques de vacances, le salarié « décalé » bénéficie de l’absence des autres : il est par exemple plus productif.

  • Ne faites jamais preuve d’autoritarisme

Enfin, ne donnez jamais l’impression à votre collaborateur que vous le forcez à prendre des congés au premier trimestre. Ce type de décision doit être prise sur la base du volontariat et tout sentiment de contrainte sera nécessairement contreproductif.

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